การมีรูปแบบการดำเนินงาน เครื่องมือ และเทคโนโลยีที่เหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในโลกธุรกิจ ณ ปัจจุบันนั้นมีความสำคัญ ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP) เป็นแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ที่ใช้จัดการทุกด้านของธุรกิจ ตั้งแต่การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การจัดการสินค้าคงคลัง และการจัดการทางการเงิน ความสามารถของระบบ ERP ยังรวมไปถึง การวิเคราะห์ธุรกิจในตัว การเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ และความสามารถในการเรียนรู้ของเครื่องที่ผสานรวม ซึ่งเหนือกว่าระบบเดิมๆ โซลูชันเหล่านี้รองรับอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การค้าปลีก ผลิตภัณฑ์สำหรับผู้บริโภค อุตสาหกรรม พลังงานและสาธารณูปโภค และรัฐบาล รวมถึงระบบงานกลาโหม การเลือกใช้ระบบ ERP จำเป็นต้องคำนึงถึงปัจจัย เช่น ขนาดองค์กร การใช้งาน ความต้องการในการจัดหา และข้อกำหนดเฉพาะของอุตสาหกรรมเหล่า ผู้ให้บริการบางรายสามารถให้บริการโมดูลที่มีความเฉพาะเจาะจงกับอุตสาหกรรมเฉพาะ เช่น การวางแผนความต้องการวัสดุสำหรับการผลิต การจัดการโครงการ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) และซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคล ตามข้อมูลของ IBM ตัวเลือกการปรับใช้ระบบ ERP รวมถึงรูปแบบในองค์กรและรูปแบบคลาวด์
ON-PREMISES ERP SYSTEMS
ระบบ ERP แบบติดตั้งในองค์กรนั้นเป็นอย่างที่ชื่อที่ตั้งไว้ ซอฟต์แวร์ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ขององค์กรเอง เป็นระบบที่สามารถปรับแต่งและอัพเกรดได้ และโดยปกติแล้วจะได้รับการดูแลโดยทีมไอทีขององค์กรนั้นๆ เพื่อให้การทำงานของธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น ระบบ ERP แบบติดตั้งในองค์กรเหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการควบคุมระบบอย่างเบ็ดเสร็จ ด้วยโซลูชั่นการจัดการธุรกิจลักษณะนี้ องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลและความปลอดภัยด้วยตัวเอง
BENEFITS:
เนื่องจากซอฟต์แวร์ถูกติดตั้งในองค์กร จึงไม่มีค่าใช้จ่ายสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ ซึ่งสามารถลดต้นทุนของระบบ ERP ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว เมื่อลดต้นทุนกำไรมากจึงขึ้น องค์กรสามารถปรับแต่งซอฟต์แวร์ได้ตามต้องการ ทั้งในระหว่างและหลังการติดตั้ง การตัดสินใจอยู่ในมือขององค์กร “ติดตั้งในองค์กร” หมายถึงข้อมูลทั้งหมดของบริษัทอยู่กับบริษัท จึงเป็นระบบซอฟต์แวร์ที่มีความปลอดภัยสูง ทั้งข้อมูลและฮาร์ดแวร์ทั้งหมดอยู่กับบริษัท ไม่ต้องพึ่งพาผู้ขายซอฟต์แวร์ ทีมงานไอทีของบริษัทสามารถจัดการทุกอย่างได้เอง
DISADVANTAGES:
จะต้องลงทุนซอฟต์แวร์และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในตอนแรกเป็นเม็ดเงินจำนวนมาก อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนซอฟต์แวร์ในภายหลัง องค์กรควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก่อนเลือกใช้ระบบ ERP แบบติดตั้งในองค์กร ระบบ ERP จะต้องได้รับการอัพเกรดเป็นระยะๆ เพื่อลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์และเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรของคุณมีซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด การอัพเกรดเหล่านี้อาจจำเป็นต้องทำงานในสำนักงานและบางครั้งอาจผ่านการเชื่อมต่อที่ช้าลง การสำรองข้อมูลหรือการอัพเกรดในองค์กรอาจทำให้ไฟล์ข้อมูลเสียหาย ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลขององค์กรตกอยู่ในความเสี่ยงสูง
CLOUD-BASED ERP SYSTEMS
ระบบ ERP แบบคลาวด์ได้รับความนิยมมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบรรดาธุรกิจขนาดเล็กและกลาง เนื่องจากโซลูชันแบบคลาวด์ได้รับการจัดการดูแลระยะไกลโดยผู้ขายบุคคลที่สาม จึงไม่จำเป็นต้องทีมไอทีขนาดใหญ่เพื่อดูแลระบบ ERP โซลูชันแบบนี้มักเรียกว่า SaaS (Software as a Service) ซึ่งมาจากโมเดลการสมัครสมาชิกเพื่อเข้าใช้บริการ นอกจากนี้ยังไม่จำเป็นต้องมีเซิร์ฟเวอร์เฉพาะสำหรับโซลูชันแบบคลาวด์ หากองค์กรเป็นแบบเคลื่อนที่หรือมีการเข้าถึงระยะไกลบ่อยครั้งระบบคลาวด์จะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด นอกจากนี้ ยังมีต้นทุนเริ่มต้นต่ำกว่าและสามารถนำไปใช้งานได้เร็วกว่าระบบติดตั้งในองค์กร
BENEFITS:
ระบบ ERP แบบคลาวด์ช่วยลดความจำเป็นในการลงทุนจำนวนมากในฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ในตอนแรก แทนที่จะลงทุนครั้งเดียว แต่เป็นค่าสมัครสมาชิก ซึ่งสามารถบริหารงบประมาณได้ง่ายขึ้น ระบบเช่นนี้มีความสามารถในการปรับแต่งขยับขยายให้ใหญ่ขึ้นได้ ทำให้องค์กรสามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานได้ง่ายตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป นอกจากนี้ ERP แบบคลาวด์สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต อำนวยความสะดวกในการทำงานระยะไกลและการทำงานร่วมกันระหว่างสถานที่ต่างๆ โดยผู้ให้บริการดูแลการอัพเดตและการบำรุงรักษาทั้งหมด ทำให้ซอฟต์แวร์ยังคงทันสมัยและปลอดภัยโดยไม่จำเป็นต้องอาศัยการทำงานของทีมไอทีภายในองค์กร
DISADVANTAGES:
การพึ่งพาระบบ ERP แบบคลาวด์หมายความว่าองค์กรต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ตและโครงสร้างพื้นฐานของผู้ให้บริการ การหยุดชะงักของบริการอินเทอร์เน็ตหรือปัญหาเกี่ยวกับแพลตฟอร์มของผู้ให้บริการอาจส่งผลกระทบต่อการเข้าถึงระบบ ERP ค่าสมัครสมาชิก แม้ว่าจะสามารถคาดการณ์ได้ แต่ก็อาจเพิ่มขึ้นตามเวลาและอาจส่งผลให้ต้นทุนระยะยาวสูงขึ้นเมื่อเทียบกับโซลูชันออน-พรีมิส นอกจากนี้ แม้ว่าผู้ให้บริการมักจะเสนอมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง แต่บางธุรกิจอาจะมีประเด็นความไว้วางใจที่จะให้บุคคลที่สามในการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับทางธุรกิจ นอกจากนี้ ตัวเลือกการปรับแต่งอาจมีจำกัดมากกว่าระบบ ERP แบบติดตั้งในองค์กร ซึ่งอาจจำกัดความสามารถในการปรับแต่งซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ
RECOMMENDATION
การเลือกใช้ระบบ ERP แบบติดตั้งในองค์กรหรือระบบ ERP แบบคลาวด์ควรได้รับการกำหนดโดยความต้องการและทรัพยากรเฉพาะขององค์กร สำหรับธุรกิจที่ต้องการการปรับแต่งอย่างกว้างขวาง มีความสามารถด้านไอทีที่แข็งแกร่ง และต้องการจัดการข้อมูลภายในองค์กร ระบบ ERP แบบติดตั้งในองค์กรอาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด ในทางกลับกันองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่น ต้นทุนเริ่มต้นต่ำ และบำรุงรักษาระบบไอทีน้อย ระบบ ERP แบบคลาวด์น่าจะเป็นทางเลือกที่เกิดประโยชน์สูงสุด ทั้งนี้ การประเมินเป้าหมายระยะยาว งบประมาณ และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีขององค์กรอย่างรอบคอบ จะช่วยให้สามารถตัดสินใจและตั้งอยู่บนหลักการและข้อเท็จจริง
Article by: Asst. Prof. Suwan Juntiwasarakij, Ph.D., Senior Editor & MEGA Tech